KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng Phổ Biến Nhất (2025)

Xem mục lục

Quản lý Nhập hàng

I. Tạo phiếu nhập hàng

- Tại màn hìnhQuản lý, bạn vào menuGiao dịch (1), chọnNhập hàng (2)

- Trên màn hìnhPhiếu nhập hàng, bạnkích + Nhập hàng(3) để tạo phiếu nhập hàng mới

- Màn hìnhNhập hànghiện ra như sau:

- Hệ thống hỗ trợ tùy chọn hiển thị trên danh sách nhập hàng, bạn kích chọn biểu tượng để bật/tắt hiển thị Thêm dòng, Thiết lập giá, Chế độ lọc, Tồn kho, Ảnh hàng hóa, Chỉnh sửa thành tiền, Giảm giá hoặc Sắp xếp thứ tự hàng hóa khi nhập vào phiếu nhập.

- Các bước thực hiện nhập hàng như sau:

• Bước 1: Chọn hàng hóa, số lượng cần nhập và sửa giá bán nếu cần.

Hệ thống hỗ trợ 3 cách để thêm hàng hóa vào phiếu nhập

• Tìm kiếm và chọn hàng hóa bằng công cụ tìm kiếm

Với màn hình nhập hàng, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng 2 phương thức nhập nhanh và nhập thường.

• Chế độ nhập thường:

Với chế độ nhập thường, khi tìm kiếm và chọn sản phẩm hoặc sử dụng máy quét mã vạch quét chọn sản phẩm thì con trỏ chuột tự động chuyển sang ô số lượng để nhập số lượng nhập của hàng hóa, sau đó nhấnEnterđể thêm vào phiếu nhập.

• Chế độ nhập nhanh:

Với chế độ nhập nhanh, khi sử dụng máy quét mã vạch thì mỗi lần quét sản phẩm hoặc khi tìm kiếm được sản phẩm mỗi lần nhấn phímEnterthì số lượng sản phẩm đó sẽ tăng thêm 1.

Có thể chuyển nhanh giữa 2 chế độ nhập bằng cách kích biểu tượnghoặc kích phímF6.

• Import từ file excel

Để thực hiện việc chọn hàng loạt hàng hóa vào phiếu nhập từ file excel có sẵn, bạn thực hiện như sau:

• Tại màn hìnhNhập hàng, bạn chọn tải về file excel mẫu nhập hàng

• Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin:Mã hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Giá nhập, Giảm giá, Số lượng và Serial/IMEI(nếu có)

• Nhập và lưu thông tin trên file excel mẫu, trở về màn hình nhập hàng, kíchChọn file dữ liệuvà tìm đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống

• Thêm mới hàng hóa chưa có trên hệ thống

Đối với các hàng hóa mới chưa có trên hệ thống, KiotViet hỗ trợ người dùng thêm nhanh hàng hóa tại màn hìnhNhập hàng, bạnkích vào nút

• Trên màn hìnhThêm hàng hóabạn nhập thông tin và kích Lưu

• Sau khi chọn xong hàng hóa sẽ được hiển thị trong phiếu nhập hàng như sau:

• Khi nhập hàng, nếu nhà cung cấp khuyến mại tặng hàng hoặc giảm giá sản phẩm như: Mua 10 tặng 1 hoặc Mua 10 giảm giá 1…, hệ thống hỗ trợ việc nhập nhiều giá khác nhau với 1 hàng hóa. Thao tác như sau:
  • Kích vào biểu tượngtại hàng hóa, nhập số lượng và giá ưu đãi

(Lưu ý: Hệ thống cho phép thêm tối đa 50 loại giá của 1 hàng hóa/ lần nhập).

• Để xóa hàng hóa ưu đãi kích vào biểu tượng

• Nếu bạn cần chỉnh sửa thành tiền trên dòng hàng hóa để hệ thống tự tính toán lại đơn giá, sau khi bật tính năng trên Tùy chọn hiển thị , bạn thao tác như sau:

• Nếu giá trị Thành tiền mới > = Thành tiền cũ thì hệ thống hiển thị:
  • Đơn giá = Thành tiền / Số lượng
  • Giảm giá: giữ nguyên
• Nếu giá trị Thành tiền mới < Thành tiền cũ thì hệ thống hiển thị:
  • Đơn giá: giữ nguyên
  • Giảm giá = Giảm / Số lượng
• Lưu ý: Khi thay đổi thành tiền có khả năng lẻ đơn vị, do đó sẽ có sự chênh lệch trên báo cáo thống kê

• ​Hệ thống hỗ trợ sửa giá bán của hàng hóa ngay trên màn hình Nhập hàng, bạn kích vào biểu tượng (1) để thay đổi giá bán. Màn hình Thiết lậphiện ra, bạn sửa gián bán (nếu cần) (2) ->kích Xong (3)

• Bước 2: Chọn nhà cung cấp
  • Nhập thông tin nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nhà cung cấp đã có vào ôTìm nhà cung cấp (F4).
  • Hoặc thêm nhà cung cấp mới bằng cách kích vào nút

• Nhập thông tin của nhà cung cấp sau đó kíchLưuđể hoàn tất.
• Bước 3: Nhập thông tin thanh toán

Thông tin thanh toán bao gồm:Tổng tiền hàng, Giảm giá, Tiền cần trả nhà cung cấp, Tiền trả nhà cung cấp, Tính vào công nợ.

• Tổng tiền hàng:Tổng tiền hàng nhập.
• Giảm giá:Số tiền Nhà cung cấp giảm giá cho lần nhập hàng.
• Cần trả nhà cung cấp:bằng Tổng tiền hàng trừ đi phần tiền Giảm giá.
• Tiền trả nhà cung cấp:Số tiền trả cho nhà cung cấp. Có thể chọn một trong cácphương thức thanh toán như:Tiền mặt, Chuyển khoảnhoặcThẻbằng cách kích biểu tượng.
• Tính vào công nợ:Trường hợp nhà cung cấp cho nợ tiền hàng hoặc chỉ yêu cầu trả trước một phần tiền hàng thì phần còn lại sẽ được tính vào công nợ với nhà cung cấp.
• Ghi chú: ghi chúcho lần nhập hàng.
• Hệ thống cho phép thay đổi ngày/giờ nhập hàng.

Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin của phiếu nhập, kích Hoàn thànhđể hoàn tất quá trình tạo phiếu nhập hàng. Hoặc kíchLưu tạmđể lưu lại thông tin của phiếu nhập và thực hiện sau.

II. Cập nhật thông tin phiếu nhập hàng

Hệ thống chỉ cho phép thay đổi các thông tin:Người tạo phiếu nhập hàng,thời gian tạo,ghi chúcho các phiếu nhập hàng ở trạng tháiĐã nhập hàng, bạn thao tác như sau:

- Bạn vào menuGiao dịch ->chọnNhập hàng

- Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng muốn thay đổi thông tin

- Sau khi thay đổi thông tin, bạnkích Lưu.

- Lưu ý: hệ thống chỉ cho phép cập nhật lại thông tin Nhà cung cấp khi trên phiếu nhập chưa có tên nhà cung cấp.

III. Hủy phiếu nhập hàng

Để hủy phiếu nhập hàng ở trạng tháiĐã nhập hàng, bạnthao tác như sau:

- Bạn vào menuGiao dịch ->chọnNhập hàng

- Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng muốn hủy

- KíchHủy bỏ

Bạn kích chọnĐồng ý để xác nhận hủy phiếu. Hệ thống sẽ hiển thị popup “Bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán liên quan?”.

• Kích chọn Đồng ý để xác nhận hủy phiếu thanh toán.
• Kích chọn Bỏ qua nếu không muốn hủy bỏ phiếu thanh toán.

- Sau khi hủy thành công,phiếu nhập hàng sẽ chuyển sang trạng tháiĐã hủy, hệ thống sẽ trừ tồn kho của các hang hóa trong phiếu nhập, cập nhật lại công nợ nhà cung cấp và không thể thay đổi thông tin.

IV. Sao chép phiếu nhập hàng

- Bạn vào menuGiao dịch ->chọnNhập hàng

- Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng muốn sao chép

-Kích->chọn Sao chép

- Hệ thống chuyển sang màn hình nhập hàng để chỉnh sửa thông tin phiếu nhập mới (nếu cần) trước khi hoàn thành.

V. Xem lịch sử thanh toán phiếu nhập hàng

Một phiếu nhập hàng có thể được thanh toán nhiều lần nếu cửa hàng ghi nợ với nhà cung cấp. Hệ thống hỗ trợ xem lịch sử thanh toán đối với từng phiếu nhập hàng như sau:

- Bạn vào menuGiao dịch ->chọnNhập hàng

- Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng cần xem lịch sử thanh toán

- Kích chọn vào tabLịch sử thanh toán

VI. Xuất danh sách phiếu nhập hàng ra file Excel

- Để xuất danh sách phiếu nhập hàng ra file Excel, bạn vào menuGiao dịch-> chọnNhập hàng, sau đó kíchXuất file

- Kích chọn File tổng quan hoặc File chi tiết cần xuất

- Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách phiếu nhập hàng

VII. In mã vạch

- Để in mã vạch ở phiếu nhập hàng, bạn vào menu Giao dịch ->chọn Nhập hàng

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu nhập hàng

- Kích chọn phiếu nhập hàng cần in mã vạch hàng hóa -> Intem mã

VIII. Xem/ in/ xuất file từng phiếu nhập hàng

- Để in/xuất ra file excel phiếu nhập hàng, bạn vào menuGiao dịch ->chọnNhập hàng.

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu nhập hàng

- Bạn tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng cần Xem ->kích ->chọn In hoặc Xuất file

IX. Gửi email cho nhà cung cấp

Hệ thống hỗ trợ tính năng gửi email cho nhà cung cấp. Tính năng này giúp các chủ của hàng gửi thông tin đặt hàng với nhà cung cấp về hàng nhập, số lượng nhập, giá nhập… một cách thuận tiện, nhanh chóng.

Để thực hiện gửi email cho nhà cung cấp, bạn thực hiện như sau:

- Tại màn hìnhPhiếu nhập hàng, bạn tìm và chọn phiếu nhập cần gửi email cho nhà cung cấp, bạn kích ->chọn Gửi Email.

• Nhập các thông tin cần gửi email trên màn hình gửi Email

• Người nhận:Tên nhà cung cấp được lấy từ hệ thống.
• Email:Địa chỉ email của nhà cung cấp sẽ mặc định được nhập vào ôEmail, bạn cũng có thể nhập trực tiếp nếu nhà cung cấp chưa có email hoặc thay đổi một địa chỉ email khác.
• Tiêu đề:Nhập tiêu đề email
• Nội dung:Trong nội dung email đã được đính kèm sẵn file excel thông tin phiếu nhập hàng.

- Sau khi hoàn tất thông tin, bạn kích nútGửiđể thực hiện gửi email đi, hoặc kíchLưuđể lưu lại email và gửi sau.

- Sau khi gửi email, tại màn hìnhPhiếu nhập hàng, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượngcạnh những phiếu nhập hàng đã gửi email cho nhà cung cấp.

X. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu nhập hàng

- Để xem danh sách tất cả các phiếu nhập hàng cũng như thông tin về từng phiếu nhập hàng, bạnvào menuGiao dịch ->chọnNhập hàng

- Hệ thống hiển thị ra danh sách phiếu nhập hàng, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách

- Tìm kiếm phiếu nhập hàng (1)

• Tìm kiếm theomã phiếu nhập.
• Tìm kiếm theotênhoặcmã hàng hóa.
• Tìm kiếm theotênhoặcmã nhà cung cấp.
• Tìm kiếm theoghi chú.
• Tìm kiếm theo người tạo.
• Tìm kiếm theotrạng thái: Phiếu tạm, Đã nhập hàng, Đã hủy.
• Tìm kiếm theothời giantạo phiếu nhập hàng
• Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.

- Sắp xếp danh sách phiếu nhập hàng (2)

• Trong màn hình danh sách phiếu nhập hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như:Mã nhập hàng,Thời gian,Nhà cung cấp,Tổng cộng,Trạng tháitheo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
• Để sắp xếp danh sách phiếu nhập hàng theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Nhập hàng.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 29/12/2022